· Pengertian Workflow
Workflow diartikan sebagai otomatisasi proses bisnis, secara menyeluruah atu beberapa bagian saja, yang berlangsung selama dokumen, informasi atau perintah kerja dilewatkan (diproses) darisatu pengguna ke pengguna lainnya , sesuai dengan aturan prosedur yang berlaku
· Terminilogi Workflow
Dalam penerapan konsep sistem manajemen workflow, terdapat beberapa terminologi dasar yang menjelaskan serta memaparkan konsep sistem manajemen workflow lebih lanjut. Terminologi tersebut antara lain:
a. Business Process
Satu set dari satu atau lebih prosedur atau kegiatan yang dihubungkan secara bersama mewujudkan tujuan bisnis, biasanya terletak pada konteks sebuah struktur organisasi dan berfungsi untuk menjelaskan peran dan hubungan secara fungsional
b. Process Definition
Representasi dari proses bisnis dalam bentuk yang mendukung manipulasi secara otomatis, seperti pemodelan, atau penetapan prosedur oleh suatu Workflow Management System.
c. Activity
Penjelasan tentang sebuah pekerjaan yang membentuk suatu langkah logis di dalam proses. Suatu activity dapat dimungkinkan berupa aktivitas manual, yang tidak memerlukan otomatisasi komputer, atau dapat juga berupa aktivitas workflow (automated).
d. Automated Activity
Suatu kegiatan yang dapat diterapkan proses otomatisasi computer menggunakan Workflow Management System dan berfungsi untuk mengatur semua rangkaian kegiatan selama pelaksanaan proses bisnis yang membentuk suatu bagian.
e. Manual Activity
Suatu kegiatan dalam proses bisnis yang tidak dapat dilakukan proses otomatisasi dan oleh karena itu berada di luar lingkup Workflow Management System.
f. Instance
Representasi dari berlakunya ketentuan sebuah proses, atau aktivitas dalam proses, termasuk data yang terkait.
g. Process Instance
Representasi dari berlakunya ketentuan sebuah proses.
h. Activity Instance
Representasi dari suatu kegiatan dalam ketentuan tunggal sebuah proses, contohnya dalam suatu process instance.
i. Workflow Participant
Pekerja yang melakukan kegiatan dan direpresentasikan oleh suatu workflow activity instance.
j. Work Item
Representasi dari pekerjaan yang akan diproses (oleh workflow participant) dalam konteks suatu kegiatan yang ada pada process instance.
k. Invoked application
Sebuah aplikasi workflow yang dijalankan oleh Workflow Management System untuk mengotomatisasi aktivitas, penuh atau sebagian, atau untuk mendukung workflow participant dalam memproses suatu work item.
l. Workflow Enactment Service
Sebuah layanan perangkat lunak yang dapat terdiri dari satu atau lebih workflow engine, digunakan untuk membuat, mengatur, dan melaksanakan beberapa workflow instance tertentu. Aplikasi telah memiliki tampilan, yang ditampilkan oleh layanan antarmuka pemrograman aplikasiworkflow.
· Karakteristik Workflow
Dalam tingkatan yang paling tinggi, Workflow Management System dapat dikarakteristikan pada tiga area fungsi yaitu :
a. Build Time Functions. Terpusat pada mendefinisikan, dan kemungkinan untuk memodelkan proses Workflow dengan komponen aktivitasnya.
b. Run Time Control Functions. Terpusat pada pengaturan proses Workflow di suatu lingkungan operasional dan mengurutkan bermacam aktivitas yang harus ditangani sebagai bagian dari setiap prosesnya.
c. Run Time Interactions. Interaksi dengan pengguna dan perangkat aplikasi Teknologi Informasi untuk memproses bermacam tahapan aktivitas.
· Keuntungan Workflow
Adapun keuntungan yang dapat diraih dari penerapan Workflow Management ini yaitu:
a. Keuntungan nyata (Tangible)
o Reduced Operating Cost. Semua organisasi yang menerapkan sistem kerja ini telah melaporkan bahwa pengeluaran yang telah digunakan untuk melakukan transaksi semakin berkurang
o Improved Productivity. Pekerjaan yang rutin dan berulang-ulang dapat diotomatisasikan, sehingga mengurangi waktu siklus yang diperlukan. Pekerjaan dapat diproses selama 24 jam dalam satu hari yang merupakan faktor vital untuk organisasi yang besar dengan operasi kerja global (global operations) dan untuk semua organisasi dengan aktivitas web-based komersial
o Faster Processing Times. Selain proses pengolahan data ataupun eksekusi data berlangsung di computer yang jelas lebih cepat dibanding dengan proses manual, proses workflow mendukung proses secara parallel. Ini berarti jika terjadi delapa aktivitas, maka empat diantaranya akan dikerjakan secara bersamaan dan dapat mengurangi waktu kerja secara keseluruhan
b. Keputusan tidak nyata (Intagible)
o Improved Services. Manajer mengklaim bahwa perusahaan dapat meningkatkann kualitas pelayanan kepada konsumen secara lebih baik
o Improved Conditions for Employees. Beberapa orang gemar menikmati pekerjaan berulang yang membosankan. Jenis pekerjaan seperti ini adalah jenis pekerjaan yang sangat cocok untuk dilakukan otomatisasi, yang pada kasus tertentu memberikan kesempatan pada staf untuk berkontribusi ke tingkat yang lebih tinggi demi kemajuan dan kesuksesan organisasi
o Improve Change Management. Organisasi dapat menentukan, mengotomatisasi dan menentukan ulang proses bisnis ulang yang berkelanjutan di dalamnya.
o Quality. Sedikit kesalahan yang dihasilkan dengan penerapan system ini, dapat meningkatkan kualitas pelayanan konsumen secara lebih besar.
o Improve Communication. Dengan informasi mengenai kinerja bisnis yang selalu tersedia, maka komunikasi dapat meningkat di antara individu dan juga di antara berbagai perusahaan.
o Decision Support. Lebih mudah untuk menghasilkan keputusan yang baik dan efektif.
o Improved Planning Capability. Dengan informasi yang selalu tersedia tentang bagaimana organisasi menjalankan bisnis dan juga tentang proses kerja yang berlangsung maka akan lebih mudah untuk menyusun rencana kerja
o Improved Deployment Capability. Pengguna melaporkan bahwa mereka dapat melakukan perubahan yang cepat dalam struktur organisasi dan merespon lebih cepat kepada perubahan pasar dan kesempatan yang baru
o InterOrganization Communications. Workflow mendukung aktivitas yang melibatkan banyak organisasi.Misalnya mendukung proses yang dikerjakan bersaman dalam rantai organisasi.
· Workflow dan Proses Bisnis
Misi utama workflow adalah untuk menangani proses bisnis yang mencakup beberapa area dalam perusahaan. Suatu aplikasi workflow dapat menangani proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan fasilitas internet. Apabila aplikasi workflow memiliki fasilitas internet atau intranet di dalamnya, maka dari sudut pandang pengguna, internet akan menjadi satu cara untuk memulai sebuah transaksi dan menjadi pemicu proses layanan tersebut.
Perangkat workflow akan mengarahkan proses bisnis sampai tahap akhir dengan cara menetapkan sejumlah aktivitas untuk dilakukan oleh setiap actor pengguna (workflow participant), sesuai dengan waktu dan sesuai dengan prosedur yang harus dilalui oleh setiap proses.
Dengan menggunakan workflow, baik aplikasi internet atapun intranet dapat menjangkau cakupan bisnis proses perusahaan dengan baik. Inilah sebabnya mengapa workflow dan internet lebih efektif dalam sebuah kombinasi dibandingkan penerapannya secara terpisah. Dan oleh karena alasan tersebut dibangunlah sebuah prototipe perangkat lunak sistem manajemen klaim asuransi yang berbasis web.
Thanks for reading: Workflow
0 comments:
Post a Comment